La voiture de fonction est utilisée à la fois à titre professionnel et personnel. Cette double nature impose un cadre strict pour la géolocalisation, plus contraignant que celui d'un simple véhicule de service. Cet article fait le point sur ce que la loi autorise, ce qu'elle interdit et les bonnes pratiques à adopter pour un déploiement conforme et accepté par les conducteurs.
Différence entre véhicule de fonction et de service
Un véhicule de service est rendu chaque soir à l'entreprise et ne peut pas être utilisé à titre personnel — sauf trajet domicile/travail ponctuel. Un véhicule de fonction, lui, reste à disposition du salarié 24h/24, week-ends et vacances inclus. L'usage privé y est non seulement autorisé, mais constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales.
Cette distinction est fondamentale pour la géolocalisation : un dispositif actif en permanence sur un véhicule de fonction reviendrait à surveiller la vie privée du salarié, ce qui est strictement interdit.
Suivi pendant les heures de travail
L'employeur peut suivre la position et le kilométrage pendant les heures contractuelles, à condition d'avoir respecté trois prérequis :
- information préalable et écrite du salarié ;
- consultation du CSE le cas échéant ;
- déclaration du traitement dans le registre RGPD.
Sont autorisés : la vérification des temps de présence sur site client, la lutte contre les usages personnels abusifs facturés à l'entreprise (carburant, péages), la justification d'interventions facturées et la sécurité du conducteur en cas d'accident.
Hors heures de travail : mode privé obligatoire
Dès la fin du temps de travail, la géolocalisation doit pouvoir être désactivée par le salarié. Le bouton « Mode privé » de nos balises coupe l'enregistrement de la position tout en conservant la fonction antivol : l'entreprise ne voit rien des trajets personnels, mais une alerte est tout de même déclenchée si le véhicule est volé hors plage de travail.
Sans ce mode privé, l'employeur s'expose à :
- une plainte du salarié pour atteinte à la vie privée ;
- une sanction CNIL pouvant aller jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires ;
- l'annulation pure et simple du contrat de travail aux torts de l'employeur en cas de licenciement.
Cas particulier des cadres au forfait jour
Pour ces salariés, la géolocalisation continue n'est pas justifiée par un contrôle du temps de travail (puisqu'ils n'ont pas d'horaires fixes). Seuls les usages « sécurité » ou « optimisation des trajets » peuvent être invoqués, et toujours dans le cadre d'une finalité documentée.
Cas particulier des commerciaux itinérants
La géolocalisation est tolérée pour optimiser les tournées et justifier les notes de frais, mais ne peut pas servir à contrôler en continu l'activité du commercial. La Cour de cassation a rappelé en 2017 (arrêt Médiapost) que la géolocalisation ne peut pas être utilisée pour mesurer la durée du travail d'un salarié dont le contrat prévoit une autonomie d'organisation.
Sanctions en cas de manquement
La CNIL prononce régulièrement des amendes de 20 000 à 150 000 € contre des entreprises qui suivent leurs salariés en dehors du temps de travail. Plus grave : le salarié lésé peut également obtenir des dommages et intérêts aux prud'hommes (10 à 30 000 € en moyenne) et faire requalifier sa rupture de contrat en licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Bonnes pratiques pour un déploiement accepté
- Présenter le dispositif au CSE comme un outil de sécurité avant tout.
- Faire signer la note d'information à chaque conducteur (preuve datée).
- Activer le mode privé par défaut sur les véhicules de fonction.
- Communiquer chaque trimestre les indicateurs collectifs (et non individuels).
- Auditer le dispositif chaque année en présence du DPO.
À retenir : sur une voiture de fonction, la géolocalisation est légale, mais elle n'est tolérée qu'à condition d'être strictement bornée au temps de travail et accompagnée d'un mode privé fonctionnel. Notre logiciel applique ces règles par défaut et protège ainsi l'employeur autant que le conducteur.
