Avant la mise en service d'un traceur GPS, l'employeur doit informer individuellement chaque salarié concerné. C'est une obligation légale (article L.1222-4 du Code du travail) ET une obligation RGPD (article 13). Sans cette information, le dispositif est inopposable au salarié et l'employeur s'expose à de lourdes sanctions. Voici un modèle complet de note interne, prêt à adapter à votre entreprise.
Pourquoi une note écrite et signée ?
Trois raisons :
- Conformité légale. L'écrit est exigé par les articles L.1222-4 (Code du travail) et 13 (RGPD).
- Sécurité juridique. En cas de litige, c'est le seul moyen de prouver que le salarié était informé.
- Acceptation sociale. Une communication claire désamorce les craintes et facilite l'adhésion au dispositif.
Mentions obligatoires
- Identité du responsable de traitement (raison sociale, SIRET)
- Coordonnées du DPO (ou du référent RGPD)
- Finalité poursuivie (sécurité, optimisation, preuve d'intervention…)
- Base légale (intérêt légitime, exécution du contrat de travail)
- Données collectées (position, vitesse, kilométrage, conducteur identifié)
- Destinataires des données (responsable de flotte, RH, prestataire)
- Durées de conservation par catégorie de données
- Droits du salarié (accès, rectification, opposition, portabilité)
- Existence du mode privé et modalités d'activation
- Coordonnées de la CNIL pour réclamation éventuelle
Modèle de note (à adapter)
Note d'information — dispositif de géolocalisation des véhicules professionnels
Madame, Monsieur,
Dans le cadre de [finalité, ex : la sécurité de nos véhicules et l'optimisation de nos tournées], la société [Nom, SIRET] met en place, à compter du [date], un dispositif de géolocalisation sur le véhicule mis à votre disposition.
Les données collectées sont les suivantes : position GPS, vitesse, kilométrage et identification du conducteur. Elles sont conservées pendant 2 mois pour les positions brutes, 1 an pour les rapports agrégés.
Ces données sont accessibles uniquement au responsable de flotte et à la direction. Notre prestataire technique, [Traceur Auto GPS, société xxx], est lié par un contrat de sous-traitance conforme au RGPD.
Vous pouvez à tout moment activer le mode privé en dehors de votre temps de travail via le bouton dédié placé sur la console centrale. En mode privé, aucune donnée de position n'est enregistrée — seule la fonction antivol reste active.
Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de portabilité sur vos données. Pour l'exercer, contactez le DPO à [email]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Fait à [ville], le [date].
Signature du salarié : ……………… Signature de l'employeur : ………………
Modalités de remise
Trois options possibles, par ordre de robustesse juridique :
- Remise en main propre contre signature. Le salarié signe deux exemplaires, l'un pour lui, l'autre pour le dossier RH. C'est la solution la plus sûre.
- Lettre recommandée avec accusé de réception. Solution adaptée aux salariés en télétravail ou itinérants.
- E-mail avec accusé de réception et de lecture. Acceptable si l'entreprise dispose d'une politique de signature électronique formalisée.
Et le CSE ?
Si l'entreprise compte au moins 11 salariés, le CSE doit être consulté préalablement à la mise en place du dispositif. La consultation doit faire l'objet d'un PV daté, conservé pendant toute la durée du traitement.
Conservation des notes signées
Conserver les notes signées pendant toute la durée du contrat de travail, plus 5 ans après son terme : c'est la durée de prescription des actions prud'homales liées à un licenciement.
Astuce pratique : nos clients reçoivent à l'installation un kit complet — note d'information personnalisée à leur entreprise, modèle de PV CSE, fiche de traitement RGPD et certificat de conformité du prestataire. Tout est prêt à signer.
